Una de las cuestiones que más preocupa a los novios en la planificación de su boda, es por supuesto el presupuesto. Sea pequeño, flexible o ilimitado, en temas de dinero siempre es mejor estar preparado. A continuación una guía practica para organizar el presupuesto de tu boda.
El primer consejo que se debe tener en cuenta al hacer el presupuesto es calcular los costos tan pronto se conozca la noticia del compromiso. Planear una boda se debe hacer con meses de anticipación y siempre considerando que el presupuesto se debe estimar por lo alto para evitar imprevistos de última hora. Lo segundo a considerar es dividir el presupuesto en secciones, de forma que sea más fácil de rastrear cada paso. Se puede usar diferentes sistemas como en orden de prioridad o costo, para ello se debe establecer qué cosas son importantes y por tanto, las que necesitarán más presupuesto, siguiendo por los gastos secundarios; y por último las cosas que al final se pueden prescindir.
Los gastos más importantes son las prioridades que no pueden faltar durante la boda:
Espacio o salón
Vestido de novia
Traje del novio
Ramo
Los anillos
Las invitaciones
Ceremonia religiosa
Proveedores.
Entre los gastos secundarios se contemplan:
Accesorios: velo, mancornas, joyería.
Maquillaje y peinado
Lencería para la novia
Servicios extra
Invitados extra.
En los gastos prescindibles se puede nombrar:
Tarjetas de agradecimientos
Barra libre o cócteles
Juegos de luces
Mariposas
Fuegos artificiales o pirotecnia.
Claves para hacer un presupuesto de boda
El presupuesto de una boda debe plasmarse en un documento que es actualizado con detalles que van surgiendo a medida que se acerca el día. Las claves al momento de planear tu presupuesto está en reconocer los factores que influyen particularmente en aumentar o reducir los gastos. A continuación te mostramos algunos de ellos.
1. Número de invitados
Este aspecto es esencial en el momento de organizar el presupuesto de boda. Dependiendo del número de asistentes, se determinará el gasto por individuo. Por ello, es importante hacer la lista de invitados primero. Entre más asistentes tengan una boda más costosa será. Si deseas una boda con gran afluencia, debes preguntarte si alcanza tu presupuesto para esto. Si aún no lo sabes, puedes reducir el número de personas a tus familiares y amigos más cercanos para preparar una boda íntima.
2. Banquete cena, brunch o almuerzo
El banquete es el segundo aspecto del presupuesto en el que gastaras mas dinero, por ello es importante saber cuál es tu límite para este rubro. Esta decisión dependerá también del lugar que elijas, si necesitas catering o si es un buffet. No olvides que el precio se reducirá o aumentará si es un brunch, almuerzo o cena.
3. Vestimenta
El vestido de novia es quizás un gasto en comparación con el traje del novio. Por tradición, el vestido de novia tiene mayor importancia por lo que simboliza en la ceremonia y además que está sujeto a gran cantidad de detalles y del gusto personal de la novia, por ello debe ser adquirido con cierto tiempo de antelación. Mientras que el traje del novio, ya sea smoking o frac, puede comprarse o alquilarse unas semanas antes y no necesita tanto tiempo.
La clave para ahorrar en el vestido de novia es siempre buscar mejor para que se adapte tanto a tu gusto como a tu bolsillo. No olvides de añadir los complementos como zapatos preciosos (o cómodos, depende tu estilo), joyería, maquillaje y peinado. Sin estos elementos, un vestido de novia se verá pálido y sin vida.
4. Proveedores
Además de los gastos ya mencionados, existen otros que en su mayoría están destinados para diversos proveedores. A continuación se describen los más destacados:
El wedding planner: Este es uno de los más importantes, ya que facilita la organización de la boda y las relaciones con otros proveedores. Gracias a su ayuda, los novios tendrán un evento sin preocupaciones e incluso pueden conseguir elementos o proveedores más económicos. Los wedding planner generalmente se encargan del protocolo, la lista de invitados confirmados, el orden de las mesas, la mantelería, la iluminación y hasta cierto punto la decoración. Es muy común que los wedding planners ofrezcan la decoración total pero no es obligatorio.
La decoración floral: en caso que el wedding planner no cuento con servicios de decoración, entonces debe contratarse los servicio de un profesional en decoración que sea capaz de plasmar tu sueño en una realidad. La decoración con flores es costosa, así que se debe tener en cuenta que además de la mano de obra, todos los artículos de decoración usualmente tienen un precio elevado. Recuerda siempre acordar un precio fijo que contenga tanto el servicio, flores y otras piezas de decoración para evitar futuros inconvenientes.
El fotógrafo: para inmortalizar este gran día, captar los momentos más importantes es un trabajo que requiere servicios profesionales. Los fotógrafos retratan los recuerdos de forma artística y por ello un porcentaje del presupuesto debe dedicarse solo a ellos. Sin embargo, es después de la boda cuando empieza su ardua labor porque deben retocar, recopilar y realizar el video y photoalbum de la boda. Todo estos gastos deben ser incluidos en la tarifa original de este proveedor.
DJ, Banda u orquesta: para que sus invitados gocen del mejor entretenimiento en este gran día, puedes contratar de servicios de músicos o artistas que amenicen después de la comida. Puede ser música pop o variada, lo importante es que esté a tu gusto y de tus invitados.
Sonido y luces: Si el espacio o salón cuenta con un servicio de sonidos y luces insuficiente. Puedes contratar los servicios de montaje de sonidos y las luces de acuerdo con la visión de tu boda, recuerda que entre mayor sea el espacio, más dispositivos de sonido e iluminación se necesitarán.
5. Transporte
Si la recepción es en un lugar alejado, o si la ceremonia y la recepción son en lugares relativamente distantes, es bueno considerar las opciones de medios de transporte para tus invitados. Muchas bodas ofrecen buses o vehículos para grandes grupos.
6. Luna de miel
En el presupuesto general se debe incluir la luna de miel como un gasto importante, teniendo en cuenta que su costo variara dependiendo de la duración y el destino. La luna de miel más costosa es generalmente la que se realiza en el extranjero, mientras que los destinos nacionales son obviamente más económicos. Los destinos preferidos para los colombianos son: San Andrés, Cartagena y Santa Marta, siendo este último la opción más barata. En el caso de los destinos fuera del país, los colombianos prefieren viajar a lugares como: México, Europa o las Islas del Caribe, como República Dominicana, Bahamas y Jamaica.
Para escoger el destino debe tener en cuenta si vas a viajar en temporada alta o baja, si hay paquetes de viajes económicos o si ya tienes un destino planeado. Existen agencias de viajes que se especializan en lunas de miel y que son una gran idea con la planificación y todos los trámites necesarios para estar seguro en tu viaje.
7. Imprevistos
En la organización del presupuesto de la boda es vital destinar algún dinero para los imprevistos. Estos nunca faltan en una boda, especialmente esos extras que nunca vienen incluidos en los precios finales. Como mencionamos anteriormente, es recomendable fijar precios y condiciones previos con los proveedores que incluyan gastos adicionales o depósitos por daños, como un plato roto o mantelería manchada.
No obstante, hay cosas que no se pueden predecir cómo los cambios climáticos, los daños en el transporte, etc. Siempre deben tener en cuenta estos extras en el cálculo presupuestal, especialmente si son bodas en exteriores, bodas destino, en la playa (Lee aquí cómo hacer una boda en la playa) u otros cuya favorabilidad depende del clima y la temporada.
Ahora bien, en los gastos extras también se incluyen los servicios especiales que son tendencia en la actualidad como la contratación de bailarines, los photobooth o photo corner, los fuegos artificiales, barra libre, entre otros.
Gastos extra que nunca se contemplan en el presupuesto
Después de hacer cuidadosamente el presupuesto de su boda teniendo en cuenta las claves para ahorrar, en la mayoría de los casos aparecerán gastos que no tenías contemplados. Esto sucede porque los presupuestos se realizan con una base que no tiene en cuenta esos pequeños detalles que salen a la luz en el momento más inesperada. Aquí te mostraremos cuales imprevistos debes considerar antes de endeudarte:
Souvenirs o recuerdos para los invitados. Aunque parezca un gasto pequeño, la realidad es que estos recuerdos pueden costar mucho si no sabes encontrar el ahorro. Ofrecer un recuerdo original no implica sacrificar miles de pesos, puede regalar dulces, cajitas, mugs, velas entre otros.
Invitaciones y otros gastos de papelería. Normalmente se tienen en cuenta las invitaciones como una sección del presupuesto, pero nos olvidamos siempre de el transporte para repartirlas, los servicios postales, envíos internacionales y el diseño de la invitación. También hay otros complementos de papelería que se debe tener en cuenta con gasto: las tarjetas de agradecimiento, el menú de las mesas, las tarjetas que acompañan los souvenirs y por supuesto las impresiones de las lecturas que se realizan durante la ceremonia.
Mobiliario diferente. ¿No te gustan las silla y mesas del salón? Puedes contratar este mobiliario por separado pero seguramente será un mayor gasto que incluye el transporte y derecho a usar el espacio.
Descorche. Muchos salones de eventos cuentan con sus propias proveedores para la torta o el licor. Si es el caso que estos proveedores no sean de tu gusto es posible que cobren un depósito si quieres llevar tu propia torta o usar otro proveedor.
Horas extras. Si tus invitados están disfrutando de la música y los licores de tu fiesta, prevé el gasto adicional de un par de horas extras para la banda o el DJ, así como por el alquiler del salón.
Impuestos. Traer tus propio licores y comida generalmente trae un recargo o impuesto. En Colombia este impuesto se conoce como el derecho al consumo que no vienen incluido en las cotizaciones a diferencia de otros impuestos con el IVA.
Prueba de maquillaje y peinado. Este costo adicional es precisamente uno de los más inesperados. La recomendación es al contratar el estilista se cuenten esta prueba dentro de la tarifa.
Tratamientos de belleza pre-boda. Uno o días antes de la boda, a las novias les gusta consentirse para lucir más hermosas durante su gran día, por lo que hacen baños de boda, tratamientos faciales
La despedida de soltera. Si bien este es un gasto para la madrina o dama de honor y otros familiares, considera que debes comprar un vestido, zapatos, gastar en transporte y otros adicionales para este día.
Propinas. Las propinas para los meseros, Dj y guardas de seguridad es un gasto que se presenta al final del día de tu boda pero que debes tener en cuenta siempre. No puedes enojarte cuando esta es un tradición en todo el país.